この記事は「ウィルゲート Advent Calendar 2023」の 4日目の記事です。
こんにちは、ウィルゲート開発室（情報システム兼務）の榊原です。
今回はNotionを活用した業務の効率化・品質向上の例をいくつか紹介させて頂ければと思います。※Notionについては下記リンク先を参照ください。 www.notion.so
概要
Notionの機能を用いて以下を実現しました
スプレッドシートでの管理業務をデータベース化
複数データベースを関連付けした対応履歴の管理
テンプレート・ボタン機能を活用した入力業務の自動化
備品管理のデータベース化
備品の管理を正確に、効率良く実施するために以下のデータベースを作成しました。
社員データベース
社員データベースでは社員ごとの備品貸与状況を確認することができます。
また「貸与物一覧」に表示されている貸与物は次の備品データベースの項目と関連付いているため、貸与している備品の詳細情報について確認することができます。
備品データベース
備品データベースでは各備品のステータス＆貸与者について確認することができます。
また「備品カテゴリ」、「ステイタス」でそれぞれ分類をしているため備品ごとの貸与状況や在庫などソート設定することで確認することができます。
貸与履歴（データベース）
貸与履歴では備品の「貸与」や「返却」などの履歴について確認することができます。
履歴については次項のテンプレートにて設計されているボタン機能によって、処理を実施すると自動で履歴が追加される仕様になっています。
また履歴の更新についてSlackチャンネル等に通知設定をすることでチーム内での周知の手間を省くことができます。
テンプレートとボタン機能の活用
各ページの詳細内容についてテンプレート化することができます。
上記で作成した備品ページのテンプレートではボタン機能の実装と該当備品の貸与履歴を表示する仕様になっています。
例えば備品が返却された際に「返却受理した」ボタンを押すと以下の処理を行います。
該当備品のステイタスを「保管中」に変更
貸与者の項目を空欄に変更
貸与履歴にボタンを押した「日時」・「対応者名」・「貸与物名」・「対応カテゴリ(＝返却)」で履歴を自動入力
案件管理のデータベース化
案件管理についても以下のようにデータベース化することができます。
対象顧客の「業種」や「ステイタス(取引状況)」でカテゴリ分けをすることができたり、「最終記録」で直近の活動日時を確認することができます。
また備品管理のテンプレートで作成したようなボタン機能を用いて活動記録(商談やヒアリングなど)を自動入力することができます。
商談ボタンを押した際に生成される履歴ページに商談の議事録などを記入しておくとより活動の履歴が追いやすくなるかと思います。
問い合わせ業務(タスク)のデータベース化
情報システムチームではヘルプデスク対応をGoogleフォームにて受付しています。
問い合わせ内容についてはSlackのヘルプデスクチャンネルに以下のように自動でメッセージ送信される仕様になっています。
Googleフォームへの問い合わせ履歴についてはスプレッドシートに転記されているため、GASでスプレッドシートからNotionデータベースにも転記する仕様にしました。
上記のように問い合わせ内容をデータベース上にタスク化し、対応状況について管理したり過去の問い合わせ内容についてカテゴリ分けすることで振り返りができるようにしました。
まとめ
今回紹介させて頂いた例のようにNotionのデータベース機能を用いることで様々な管理業務が効率化・品質向上することが可能かと思います。
項目や仕様については会社の事業や管理体制によって多種多様ですが、Notionは自由度が高いため限りなく自分たちが使いやすい仕様にカスタマイズすることができます。
またこれらはプログラミングすることなく設計・構築することができ、慣れればエンジニアでない方でも細かく作りこむことができるため、是非Notionを利用されている方はチャレンジしてみてください。
「ウィルゲート Advent Calendar 2023」、翌日は信宗さんによる「カスタマーサクセス担当者に必要な5つの約束」です。 お楽しみに！
