この記事はウィルゲート Advent Calendar 2025 3日目の記事です。
こんにちは、開発室の田島です。
みなさんはミーティングをしていますか？していますね？
では、そのミーティングは"いい感じ"ですか？
今回は、日頃私がミーティングを"いい感じ"に進めるために気をつけていることをまとめてみました。読んでみれば当たり前のことも多いかもしれませんが、当たり前のことを当たり前にやることは大事なのでご了承ください。
※"いい感じの"ミーティングとは
ここでは「目的が達せられるミーティング」を"いい感じ"のミーティングと定義します。そもそもミーティングは特定の目的の元に行われるべきであり、目的がない、あるいは目的が達成できないミーティングは見直した方が良いと考えています。
1. 目的とゴールを言語化する
「目的が達せられるミーティング」には目的が必要です。あんまりにも当たり前な話ですが、ここの解像度を事前にどれだけはっきりさせられるかは重要なポイントと考えています。なぜミーティングを開くのか。週次や月次など、定期的に行なっているものでも当然開催の意図や背景はあるはずです。明らかにしておきましょう。
また、ゴールを定めておくのも非常に大事です。
例えば何かを決めるミーティング。何がどこまで決まればいいのでしょうか。方針まで決まればOK？ネクストアクションも決めるべき？このミーティングが終わったらどんな状態になっているのが理想？
目的とゴールは表裏一体、かならずどちらも見据えた上でミーティングに臨みましょう。ミーティングの冒頭で両者を共有し、参加者全員の認識をそろえることも忘れずに。
2. 必要な参加者に絞る
参加者は「とりあえず全員」ではなく、目的に関わる人だけを選ぶようにしています。「認識してもらうため」も場合によってはありですが、ミーティングへの参加は時間的なコストが発生することを認識しましょう。
3. カレンダーに情報を書く
ウィルゲートではGoogleカレンダーで社員の予定を管理しています。そのためミーティングを開く時は参加者の予定をGoogle カレンダーで抑える必要があります。 この時、「どこで」「何を」話すのかわかるようにしておくのが非常に、非常に、それはもう非常に大事だと思っています。
例えばある日、次の予定が設定されていたとします。
ここから何が読み取れるでしょうか。
おそらく開発の共有があるのでしょう。しかし何の共有でしょう？参加者側で準備しておくことは？
さらに言えば弊社ではoviceというバーチャルオフィスツールで業務を行っています。ミーティングによってはoviceでさっと話すことも多いのですが、このミーティングはどこで行うのでしょう？ovice？Google Meet？もしかして......社内の会議室？
分からないことが多いですね。個人的には次のような感じで、タイトルや説明欄だけである程度参加者に伝わるような設定を心がけています。
話す内容や参考資料、背景情報が事前に見えると、参加者が準備しやすく、当日の議論がスムーズになります。資料がある場合は事前に添付しておくようにしています。必要に応じてSlackで事前に開催の旨を投げておくこともありますね。
4. 議事録を残す
人間は忘れる生き物です。何がどういう流れで議論されたのかまとめておきましょう。議論があっちこっちに行くことで何を話していたか忘れたり、一度議論した内容を再度（同じ観点で）議論することを防ぐことができます。議事録を書きながらの進行が難しい場合は、ロガー役を任命しましょう。最近はGoogle MeetでGeminiにまとめてもらったりもします。
5. 着地を必ず明確にする
ミーティングの終わりには下記を明文化し、口頭で再確認するようにしています。
- 決まったこと
- 次にやるべきこと
- 期日
これを怠ると「結局どうするんだっけ？」が発生しやすいため、必ずこのステップを入れるようにしています。議事録にも同じ内容を残すことで、ミーティング後の認識ズレを防げます。
おわりに
その他にも「設定時間を守る」「目的から外れた議論は（極力）行わない」など、"いい感じ"にするためのコツはたくさんあります。皆で効率的で生産的なミーティングライフを勝ち取りましょう。
「ウィルゲート Advent Calendar 2025」、翌日は武田さんの「設計はビジネスを加速させる武器になる——美しい設計への固執を超えて得た気づき」です！
