3 週連続テレワーク特集
ウィルゲート開発室のテレワークにおける施策や工夫をお届けする「テレワーク特集」。 今回は第 2 弾です！
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こんにちは！開発組織活性チームの田島です。 ウィルゲート開発室では2021年5月より、テレワーク上でのコミュニケーションの一環としてバーチャルオフィスツール「oVice」を利用しています。利用して1年近くが経過した中で、固まりつつある運用方法やよかった点についてご紹介させてください。
oViceとは
oViceとはoVice株式会社が運営しているバーチャルオフィスツールです。ユーザはブラウザ上の共通のスペースにログインし、自身のアイコンを操作して他のユーザとテキストや音声でのコミュニケーションを行えます。
声の届く範囲に限りがあるのが特徴で、遠くの人の声は小さく、近くの人の声は大きく聞こえます。これにより「用のある人に近づいて話しかける」や「あの人とあの人が話していることが目で見て分かる」など、バーチャル上ながら出社時の雰囲気が再現されています。
また距離に関係なく会話をするためのグループ機能や、画面共有機能、外から中の声が聞こえない会議室機能などが存在し、oVice上でさまざまなニーズに応じたコミュニケーションが取れるようになっています。
開発室の運用方法
開発室では次のルールを定め、oViceを運用しています。
・出社時にログインし、退社時にログアウトする ・ログイン時は常に声をかけられてもよい状態であるとする（出社時と同様） ・ミーティング中やお昼休みなど、離席中は一時退室機能を使い、他の人に状態が分かるようにする ・チームごとの座席（アイコンを置く場所）は特に設けず、自由に移動可能とする ・マイクのON/OFFは自由とする
誰が同じ空間内で働いており、どういう状態であるか分かることに重きを置いているため、基本的には常に全員にログインをお願いしています。
この点については当初メンバーにストレスを与えるのではないかという懸念もありましたが、現在は特に違和感なく自然に運用できている状態です。
また一時期スペース上に会議室を設け、次のようなルールを定めていました。しかし、そもそも会議室の利用頻度が高くなくなかったため会議室の撤廃とともにこれらのルールも撤廃しています。
・周りに聞こえてはいけない話はoVice上の会議室またはoVice外で行う ・会議室は自由な用途で使用する
これはミーティングの手段として元々Google Meetが存在し、oVice導入後もカジュアルなミーティング以外はGoogle Meetを利用することが多かったため会議室のニーズがそこまでなかったものと推測しています。
よかったこと
軽い気持ちで話しかけられる
oVice導入前と比較して、より気軽に他のメンバーに話しかけられるようになりました。oVice導入前はカジュアルに話しかける手段としてSlackを利用していましたが、相手の状況が見えないため、DMで話しかけてよいか聞いてから通話などの手段を取っていました。これでは話しかけるにあたってのハードルが高くなってしまいます。oVice導入後は「oVice上にいる=話しかけていい」状態が成り立つため、遠慮せず声かけができるようになっています。
雑談タイムの運用がoVice上に移行した
以前コロナ禍でも偶発的コミュニケーションを促進するため、Discord上での雑談タイムをはじめたことをご紹介させていただきました。
内容はそのまま、こちらはoVice上で開催されることになりました。oVice上で行うことで、雑談タイムに参加されていない方でも参加者の様子を確認可能になり、ちょっと聞いてみよう、ちょっと混ざってみようという参加のハードルが低くなりました。結果として、雑談タイムは毎回開発室の半分程度の人数が集まりわいわいできる時間となりました。
事業部のメンバーも参加するようになった
リモート環境でのコミュニケーションに課題を感じているのは開発室だけではありません。開発室内で半年以上取り組みを続けていたところ、最近では事業部のメンバーも興味があるということでログインするようになりました。他事業部でも活用してもらうことで新たな活用方法の発見につながるほか、事業部開発間のカジュアルなコミュニケーションは連携強化にもつながるため積極的に推進していきたいところです。
現在全社展開も視野に入れて検討を進めております。
今後の活用
ここまでoViceの活用について業務中のコミュニケーションを中心にご紹介しましたが、最近はLT会や輪読会などのイベントもoVice上で行われるようになっています。
こちらも参加のハードルが下がるほか、お互いの様子、ひいては開発室の活性の様子がより分かりやすく見えるようになるため、引き続き積極的に盛り上げていきたいところです。なおリモート上でのイベントの開催の様子については別途ご紹介していければと思います。お楽しみに。
